Manual de políticas internas LFPIORPI: estructura y actualización

El manual de políticas internas debe explicar cómo cumple la organización en su operación diaria: quién identifica al cliente, cómo se evalúa el riesgo, qué sucede ante una alerta y dónde queda la evidencia. Su utilidad se pierde cuando describe procedimientos que ninguna persona ejecuta o herramientas que la empresa no utiliza.

El Acuerdo 115/2026 desarrolla su contenido para quienes realizan Actividades Vulnerables. Preparar la actualización es una oportunidad para conectar la metodología de riesgos con expedientes, avisos, capacitación, sistemas y supervisión. La calidad del manual se aprecia cuando un caso concreto puede recorrerse de principio a fin sin depender de instrucciones informales.

Qué debe cubrir el documento

El artículo 37 Bis enumera contenidos mínimos. Una forma práctica de organizarlos es agruparlos por proceso, conservando una matriz que permita comprobar que cada obligación tiene un lugar y un responsable. La agrupación editorial siguiente no sustituye la lista completa del artículo.

• Clientes y riesgo: identificación, conocimiento, clasificación, diligencia según riesgo, PEP y desviaciones del perfil transaccional.
• Operaciones y avisos: seguimiento y acumulación, presentación de avisos e informes y mecanismos relacionados con listas de autoridades u organismos.
• Información: conservación documental y confidencialidad.
• Gobierno del cumplimiento: funciones del representante encargado de cumplimiento, capacitación, control interno, supervisión y auditoría.
• Mantenimiento: responsables, referencias a documentos complementarios y procedimiento de actualización.

El artículo 37 también exige incluir el diseño de la metodología en los documentos correspondientes y criterios para abrir, limitar o terminar relaciones comerciales congruentes con ella. Si un procedimiento vive en otro documento permitido, el manual debe referenciarlo de forma que pueda localizarse y verificarse.

Convierta cada política en una instrucción ejecutable

Para cada proceso, describa su inicio, responsable, información requerida, decisión, evidencia y escalamiento. Una frase como «se realizará la debida diligencia» no permite saber qué debe hacer el equipo ante un expediente incompleto. Conviene explicar qué se revisa, quién resuelve las excepciones y cómo se conserva la conclusión.

Como propuesta operativa, utilice una ficha breve por control: obligación relacionada, actividad que la cumple, responsable y suplente, sistema o formato utilizado, evidencia y frecuencia. No es un formato oficial; es una manera de comprobar que el texto puede ejecutarse y supervisarse.

Revise las excepciones antes de copiarlas

El artículo 37 Bis 2 permite no establecer políticas para ciertos supuestos cuando la organización determine que no realizará esas operaciones y lo haga constar en el manual. La exención deja de aplicar cuando decide realizarlas, por lo que los procedimientos deben establecerse antes de iniciar esos actos u operaciones.

Esto exige coordinación con el negocio. Si el área comercial incorpora un producto o una modalidad nueva, cumplimiento necesita conocerlo antes de la primera operación. Una exclusión histórica que nadie vuelve a revisar puede dejar el manual desalineado con la actividad real.

Una prueba de recorrido antes de aprobar

Seleccione un caso ordinario y uno con una dificultad relevante: información faltante, riesgo alto o una alerta. Pida al equipo recorrer el proceso usando el manual, los formatos y los sistemas disponibles. Registre dónde faltan instrucciones, quién toma decisiones y qué evidencia se obtiene.

Por ejemplo, si el manual ordena una aprobación directiva, compruebe que se conoce al responsable, existe una forma de registrar la decisión y el personal sabe qué hacer mientras está pendiente. La prueba no garantiza el cumplimiento integral, pero permite detectar fallas concretas antes de poner en uso una nueva versión.

Controle las versiones y la comunicación

Cada versión debería identificar fecha, cambios, responsable de revisión y aprobación conforme al gobierno interno. Conserve versiones anteriores para saber qué procedimiento se aplicaba a una operación histórica. Cuando cambie una responsabilidad o un sistema, revise también los documentos referenciados y la capacitación asociada.

Una actualización no termina al guardar el archivo. El personal debe poder acceder a la versión vigente y comprender qué cambió en su trabajo. Evite mantener varias copias sin distinguir cuál se encuentra en uso. Las mejoras de formato son útiles, pero la prioridad es la coherencia entre instrucción y operación.

Plazos que deben distinguirse

El artículo 37 establece el plazo de noventa días naturales desde el alta y registro para contar con el manual. Para quienes ya se hubieran dado de alta y cuyo plazo hubiese concluido, el transitorio tercero exige el manual con metodología a partir del 1 de marzo de 2027, disponible para la autoridad previo requerimiento. El supuesto particular determina cómo se aplica el calendario.

Conecte esta revisión con la metodología de riesgos, la identificación del beneficiario controlador y el programa de capacitación. La consistencia entre esas piezas facilita una revisión posterior.

Preguntas frecuentes

¿Puede utilizarse una plantilla?

Puede servir de punto de partida, pero debe ajustarse a la actividad, riesgos, responsables y procesos reales. Su contenido debe contrastarse con los requisitos aplicables.

¿Todo debe estar en un único archivo?

El artículo 37 contempla referencias a determinados documentos complementarios. Es necesario conservar la relación entre ellos y la información requerida.

¿Qué sucede si se inicia una operación antes excluida?

El artículo 37 Bis 2 exige establecer sus políticas y procedimientos antes de realizarla; la exclusión previa deja de ser aplicable.

Fuentes y alcance

Base normativa: Acuerdo 115/2026, artículos 37 a 37 Bis 3 y transitorio tercero. Las fichas y pruebas de recorrido son recomendaciones operativas para preparar una revisión especializada.